Miksi satsata valmennukseen suunnitteluprosessissa?

Mitä lisäarvoa työryhmävalmennus tuo suunnitteluprosessiin?

Rakennus- ja tilahankkeissa käytetään tyypillisesti neljää osallistamisen menetelmää:

• infotilaisuuksia
• haastatteluja
• työpajoja
• työryhmäkokouksia

Kaikilla näillä on tärkeä tehtävänsä. Samalla niiden pääasiallinen tavoite on usein tiedon välittäminen, tiedon kerääminen tai päätöksenteon tukeminen.

Työryhmävalmennus eroaa näistä olennaisesti.

Sen tavoitteena ei ole vain tuottaa tietoa suunnittelijalle, vaan kehittää ryhmän kykyä ajatella, ymmärtää ja toimia yhdessä.

Juuri tässä syntyy sen suurin lisäarvo.

Infotilaisuus lisää tietoa

Infotilaisuuden tehtävä on auttaa käyttäjiä ymmärtämään:

• mitä hankkeessa tapahtuu
• missä vaiheessa hanke etenee
• mitä päätöksiä on tehty
• mitä seuraavaksi tapahtuu

Hyvin toteutettu info lisää läpinäkyvyyttä ja vähentää epävarmuutta.

Sen rajoitus on kuitenkin ilmeinen.

Info ei välttämättä tuota uusia näkökulmia eikä rakenna yhteistä ymmärrystä osallistujien välille. Ihmiset vastaanottavat tietoa, mutta heidän suhteensa toisiinsa tai hankkeeseen ei välttämättä muutu.

Valmennuksessa tavoite on syvempi.

Sen sijaan että ihmiset vain ymmärtävät hankkeen, he alkavat ymmärtää myös toistensa näkökulmia.

Haastattelu tuottaa syvällistä käyttäjäymmärrystä

Haastattelut ovat erinomainen menetelmä käyttäjätiedon keräämisessä.

Niissä voidaan tunnistaa:

• arjen tarpeita
• kipupisteitä
• toimintatapoja
• hiljaista tietoa

Usein juuri haastattelut paljastavat asioita, jotka eivät koskaan nousisi esiin ryhmätilanteessa.

Haastattelujen heikkous on kuitenkin se, että oppiminen jää yleensä suunnittelijalle.

Yksittäiset osallistujat eivät kuule toistensa näkemyksiä eivätkä pääse rakentamaan yhteistä ymmärrystä.

Valmennuksessa tapahtuu jotain muuta.

Tieto ei siirry vain käyttäjiltä suunnittelijalle, vaan käyttäjät oppivat myös toisiltaan.

Tämä on merkittävä ero.

Työpaja tuottaa näkemyksiä ja ratkaisuja

Työpaja on tehokas työkalu.

Se sopii erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan:

• tuottaa ideoita
• priorisoida vaihtoehtoja
• kommentoida suunnitelmia
• tehdä rajattuja päätöksiä

Työpajan vahvuus on tehokkuus.

Työpaja vastaa kysymykseen: Mitä osallistujat ajattelevat tästä asiasta juuri nyt?

Valmennus puolestaan vastaa kysymykseen: Miten ryhmä oppii ajattelemaan tätä asiaa yhdessä?

Työpaja tuottaa usein hyvää sisältöä.

Valmennus kehittää ryhmän kykyä tuottaa hyvää sisältöä myös tulevaisuudessa.

Kokous auttaa koordinoimaan

Työryhmäkokoukset ovat välttämättömiä hankkeen etenemiselle.

Niiden tehtävänä on:

• seurata etenemistä
• tehdä päätöksiä
• käsitellä avoimia kysymyksiä
• jakaa vastuuta

Kokoukset ovat usein vahvasti agendalähtöisiä.

Niissä keskitytään siihen, mitä pitää saada aikaan.

Valmennuksessa huomio siirtyy hetkeksi pois asioista ja kohti ihmisiä.

Siellä voidaan pysähtyä kysymään:

• Mitä tavoitetta tavoittelemme yhdessä?
• Mikä meitä huolestuttaa?
• Miten haluamme toimia uudessa ympäristössä?
• Mitä emme vielä ymmärrä?

Nämä kysymykset jäävät usein aikataulutetuissa kokouksissa käsittelemättä, vaikka ne vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miten uusi tila lopulta otetaan käyttöön.

Kuva: Rakennushankkeissa huomio kohdistuu usein näkyviin suunnitteluratkaisuihin: kalusteisiin, tiloihin ja toimintoihin. Työryhmävalmennuksen suurin lisäarvo syntyy kuitenkin pinnan alla. Se auttaa rakentamaan yhteistä tavoitetta, luottamusta, sitoutumista ja toimintakulttuuria, jotka ratkaisevat lopulta sen, kuinka hyvin uusi tila onnistuu käytännössä.

Valmennuksen ainutlaatuinen lisäarvo

Kun vertaillaan eri menetelmiä, työryhmävalmennuksen merkittävin lisäarvo voidaan tiivistää neljään näkökulmaan.

1. Se rakentaa yhteisen tavoitteen

Monissa hankkeissa ihmiset osallistuvat oman roolinsa kautta.

Opettaja ajattelee opetusta.

Johtaja ajattelee toimintaa.

Kiinteistöasiantuntija ajattelee toteutettavuutta.

Suunnittelija ajattelee tilaratkaisuja.

Valmennuksessa nämä näkökulmat voidaan tuoda yhteen.

Lisäarvo ei synny siitä, että kaikki saavat puheenvuoron, vaan siitä, että ryhmä löytää yhteisen suunnan.

Ilman tätä yhteistä tavoitetta osallistaminen jää helposti yksittäisten toiveiden keräämiseksi.

2. Se vahvistaa toimijuutta

Osallistamisen haaste ei yleensä ole se, etteivät ihmiset osaisi kertoa mielipiteitään.

Haaste on se, että he eivät aina koe pystyvänsä vaikuttamaan.

Valmennuksessa voidaan tarkastella yhdessä:

• mihin voimme vaikuttaa
• mihin emme voi vaikuttaa
• miten käytämme vaikutusvaltaamme mahdollisimman viisaasti

Tällöin osallistujista ei tule pelkkiä kommentoijia vaan aktiivisia toimijoita.

3. Se tekee näkyväksi ristiriidat ennen käyttöönottoa

Tämä on näkökulma, jota harvoin tunnistetaan osallistamisen hyödyksi.

Valmennuksessa ristiriidat, huolenaiheet ja pettymykset nousevat usein näkyviin aikaisessa vaiheessa.

Se voi tuntua hankalalta.

Vaihtoehto on kuitenkin se, että samat ristiriidat näkyvät vasta silloin, kun rakennus valmistuu.

Työryhmävalmennus toimii eräänlaisena ennakoivana muutosjohtamisena.

Se tuo näkyväksi sen, mitä ihmiset ajattelevat, pelkäävät ja toivovat ennen kuin muutos toteutuu.

4. Se auttaa ryhmää valmistautumaan tulevaan toimintakulttuuriin

Tämä on ehkä kaikkein aliarvostetuin hyöty.

Suunnitteluprosessin lopputulos ei ole tila.

Lopputulos on tila käytössä.

Jos uusi oppimisympäristö tai työympäristö edellyttää uudenlaista toimintaa, ihmisten on harjoiteltava sitä jo suunnitteluvaiheessa.

Valmennuksessa ryhmä voi alkaa rakentaa yhteistä käsitystä siitä:

• miten tiloja käytetään
• miten yhteistyötä tehdään
• millainen toimintakulttuuri halutaan luoda

Työryhmä ei siis suunnittele vain tilaa. Se suunnittelee samalla tulevaa toimintaa tilassa.

Milloin työryhmävalmennus on perusteltu valinta?

Työryhmävalmennus ei ole aina oikea ratkaisu.

Jos tavoitteena on kerätä nopeasti kommentteja kalustuksesta tai priorisoida vaihtoehtoja, työpaja on usein tehokkaampi.

Jos tavoitteena on tiedottaa käyttäjiä, infotilaisuus riittää.

Jos tavoitteena on kerätä käyttäjäymmärrystä, haastattelu voi olla paras menetelmä.

Työryhmävalmennus on perusteltu silloin, kun tavoitteena on:

• rakentaa yhteinen visio
• vahvistaa osallisuutta
• kehittää yhteistyötä
• valmistella toimintakulttuurin muutosta
• luoda sitoutumista tulevaan ympäristöön

Silloin kysymys ei ole enää vain suunnittelun tukemisesta.

Kysymys on siitä, miten ihmiset oppivat yhdessä omistamaan tulevan muutoksen.

Ja juuri siinä työryhmävalmennuksen suurin lisäarvo piilee. Se ei ainoastaan tuota parempia tiloja. Se auttaa rakentamaan valmiuksia käyttää niitä yhdessä ja tarkoituksenmukaisesti. Yllä olevassa kuvassa kuvaan näiden eri menetelmien ja niistä saadun hyödyn yhteyttä. Osallistamisen taso ratkaisee, syntyykö suunnittelussa mielipiteitä vai omistajuutta. Työryhmävalmennuksen lisäarvo syntyy siitä, että se siirtää osallistujia mielipiteen antajista tulevan toimintaympäristön yhteisiksi rakentajiksi. Juuri tämä on myös se näkymätön osa jäävuorta, joka usein ratkaisee hankkeen todellisen onnistumisen.